Resolución 385/10 - Manual Fondo Rotatorio

                                          La creación del Fondo Rotatorio de  la Defensa Pública, que permitirá atender en forma expedita algunos de sus gastos de funcionamiento (Disposiciones Administrativas N° 1861/10 y 2068/10 D.A.); y

Que, creado el Fondo es necesario reglamentar su funcionamiento;
 
Que, en el plano orgánico funcional, lo aquí dispuesto conlleva también una modificación a la actual estructura orgánica de la Defensoría General, aprobada mediante Resolución Nº 39/06 D.G., con la finalidad de dotar de nuevas funciones al Área de Presupuesto y Gestión Contable, que a partir de la presente se denominará “Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria”;
 
Que, en lo relativo a las tareas que demandará la puesta en funcionamiento del fondo rotatorio, las Jefaturas de Circunscripción designarán un responsable en cada una de ellas para coordinar e interactuar con la Oficina de la Defensoría General ya mencionada,  capacitándose al personal mediante talleres en la materia administrativa y contable;
 
Que la cuestión principal que se persigue con la implementación del Fondo Rotatorio es optimizar la operatividad administrativa tanto de la Defensoría General como de las Circunscripciones, de tal modo que se prevé que las erogaciones que se realicen a través de este sistema serán de exclusiva competencia de la administración de la Defensa Pública, sin intervención de la Dirección de Administración del STJ, quedando comprendidos los gastos corrientes, viáticos, gastos de traslado y apoyos económicos del Fondo de Fortalecimiento Institucional, entre otros;     
 
Que la presente se dicta de conformidad con las facultades conferidas al suscripto por los artículos 194 y 196 de la Constitución Provincial y 9; 10; 11; 14 sgtes. y ccdtes. de la Ley V Nº 90 (antes Ley 4920);

1º) MODIFICAR la estructura orgánica funcional de la Defensoría General, aprobada mediante Resolución Nº 39/06 D.G. y la denominación y funciones del Área de Presupuesto y Gestión Contable, creada mediante Resolución 17/08 D.G., conforme resulta del ANEXO I que es parte integrante de la presente.-
2º) APROBAR el Manual de Gestión Administrativa del “Fondo Rotatorio de la Defensa”, conforma resulta del ANEXO II que es parte integrante de la presente.-
3º) INSTRUIR a las Jefaturas de Circunscripción para que a la mayor brevedad designen un responsable ante el “Fondo Rotatorio de la Defensa”.-
4º) REGÍSTRESE, NOTIFÍQUESE a los Señores Defensores Jefes, al Superior Tribunal de Justicia por intermedio de la Secretaría Letrada y a la Dirección de Administración, a sus efectos, en todos los casos con copia de la presente, cumplido ARCHIVESE.-

El Director de la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria del Ministerio de la Defensa Pública auxilia al Defensor General en todo lo relacionado con la proyección, confección y ejecución del Presupuesto del Ministerio de la Defensa, generando dispositivos idóneos para realizar en cada caso un estricto control de gestión contable sobre las distintas Oficinas y Áreas que integran el Ministerio, incluida la Defensoría General, todo ello de conformidad con la normativa vigente y las directivas impartidas o que imparta en el futuro el Defensor General.
 
Promueve y elabora mecanismos destinados a interactuar de manera ágil, ordenada y eficiente con la Dirección de Administración del Superior Tribunal, atendiendo especialmente a las necesidades del Ministerio.
 
Ejerce las funciones que a continuación se detallan:
 
1.       Releva periódicamente, con la anticipación necesaria, por intermedio de las Jefaturas de Circunscripción y en coordinación con el Área respectiva, las necesidades que, en materia de recursos humanos y materiales, pudieran tener las Oficinas de este Ministerio Público;
2.     Proyecta el requerimiento presupuestario anual del Ministerio, conforme las necesidades previamente relevadas y las instrucciones impartidas por el Defensor General;
3.       Mantiene una comunicación fluida con la  Dirección de Administración del Superior Tribunal,
4.       Genera dispositivos de comunicación e intercambio ágiles y flexibles con las Jefaturas de la Defensa de cada Circunscripción, brindando la información y orientación que resulte menester;
5.       Instrumenta sistemas de registro y monitoreo apropiados para realizar un control de gestión permanente sobre la ejecución del presupuesto;
6.       Supervisa todos los pagos y erogaciones, que deban ser realizados por disposición o con la anuencia del Defensor General; 
7.       Emite dictámenes, informes y opiniones sobre materias propias de su incumbencia;
8.       Realiza el seguimiento de los informes que los Defensores Jefes deben elevar semestralmente, a la Defensoría General sobre el estado de las ejecuciones y percepciones de honorarios, así como de la distribución y utilización de dichos fondos en un todo de acuerdo a la reglamentación vigente,
9.       Gestiona la obtención, asignación y control de los recursos necesarios para el funcionamiento eficiente del sistema de Fondo Rotatorio.
10.  Responde frente a los organismos de control, acerca de la aplicación de los recursos de acuerdo con el presupuesto aprobado.
11.  Organiza y coordina las actividades del sistema administrativo de acuerdo con la legislación vigente.
12.  Organiza la asignación y control de los recursos disponibles conforme los requerimientos de las distintas circunscripciones.
13.  Inicia los expedientes y asienta el movimiento de los mismos.
14.  Centraliza la recepción de solicitudes y requerimientos.
15.  Planifica, coordina y efectúa las compras y contrataciones de todo el Ministerio Público, con imputación al Fondo Rotatorio.-
16.  Realiza el seguimiento de los proveedores, para asegurar el cumplimiento de lo pactado en tiempo, forma y calidad.
17.  Efectúa los pagos a los proveedores con fondos provenientes de Rentas Generales y del “Fondo de Fortalecimiento Institucional” (Fuentes 112 y 322 - Fondo de Fortalecimiento Institucional) por las compras y contrataciones realizadas por el Ministerio de la Defensa Pública, de acuerdo con las normas legales vigentes.
18.  Efectúa las retenciones impositivas que correspondan.
19.  Tramita y percibe las reposiciones del Fondo Rotatorio provenientes de la Dirección de Administración del Superior Tribunal de Justicia.
20.  Registra diariamente los movimientos de fondos en los libros banco.
21.  Supervisa diariamente los movimientos de fondos de los libros.   
22.  Supervisa la documentación correspondiente a los fondos que se abonen por el sistema de Fondo Rotatorio.
23.  Efectúa conciliaciones bancarias periódicas.
24.  Realiza las imputaciones correspondientes a los trámites realizados y registrar los movimientos en cada una de las etapas presupuestarias.
25.  Recibe, controla, consolida y organiza la documentación que se genere dentro de la oficina, para ser presentada, de acuerdo con las pautas establecidas, ante el Tribunal de Cuentas.
26.  Organiza el correcto archivo de la documentación.
27.  Trasmite a las distintas circunscripciones, las políticas en materia contable y administrativa definidas por el Defensor General.
28.  Audita, al menos una vez al año o cuando las circunstancias lo aconsejen, la marcha del sistema en las Circunscripciones.
29.  Utiliza el Sistema Integrado de Administración Financiera y Contable de la Provincia del Chubut (SIAFyC) en todo lo concerniente a su área de incumbencia.
30.  Dirige el personal a su cargo.
31.  Lleva a cabo cualquier otra tarea relacionada con la competencia que por la presente se le asigna y la que le sea encargada por el Defensor General.-

Determinase la secuencia administrativa a seguir por las distintas oficinas de este Ministerio, en todo lo relativo a la operatividad del Fondo Rotatorio de la Defensa, conforme se indica a continuación:
 
A)   Para montos de afectación inferiores a un módulo ($ 1.200,00, conforme artículo 118, Ley II Nº 76, antes Ley N° 5447):
 
1)     La oficina requirente solicita al responsable del Fondo Rotatorio de la Circunscripción, la confección del Pedido de Actuación, en original y duplicado. En el mismo se indica las cantidades y características de los elementos solicitados. El responsable completa el formulario, el que será rubricado por el responsable de la Oficina Requirente y gestiona ante el Defensor Jefe de la Circunscripción la aprobación del mismo.
2)     Autorizada la adquisición de los elementos solicitados, el responsable elabora los Pedidos de Cotización y procura la obtención de presupuestos de comercios de la zona. Si no se autoriza, notifica al responsable de la oficina requirente y archiva las actuaciones.
3)     Determinado el valor de los bienes, mediante correo electrónico, gestiona ante la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria, la imputación preventiva del gasto y la asignación de número de expediente.
4)     Notificada la afectación preventiva del gasto, el responsable solicita al adjudicatario la entrega de los bienes. Controla que los mismos se ajusten a lo solicitado, en cuanto a cantidad y calidad. El responsable rubrica el remito y la factura correspondiente y los envía, para su posterior pago, a la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria.
5)     Recibida la factura, el remito y constatada la entrega de los bienes, la Oficina de Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria, tramita el pago de la obligación conforme el marco jurídico administrativo vigente.
6)     El responsable gestiona la entrega de los valores que cancela la obligación y obtiene el recibo correspondiente.
 
 
B) Para montos de afectación superiores a un módulo e inferiores a 12 módulos ($14.400.-, conforme Ley II Nº 76):
 
1)    La oficina requirente solicita al responsable de la Circunscripción, la confección del Pedido de Actuación, en original y duplicado, en el mismo se indican las cantidades y características de los elementos solicitados. El responsable completa el formulario, que será rubricado por el responsable de la Oficina Requirente y gestiona ante el Defensor Jefe de la Circunscripción la aprobación del mismo.-
2)  Autorizada la adquisición de los elementos solicitados, elabora los Pedidos de Cotización y procura la obtención de presupuestos de comercios de la zona. Si no se autorizara, notifica al responsable de la oficina requirente y archiva las actuaciones.
3)   Una vez determinado el valor de los bienes, mediante correo electrónico, gestiona ante la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria, la imputación preventiva del gasto.
4)  Informada la afectación preventiva del gasto, inicia el procedimiento administrativo conforme lo establece el sistema de contrataciones provincial, conforme el monto del gasto (artículo 4 Decreto N° 777/06). Realizado el acto administrativo correspondiente, confecciona el acta de apertura y el cuadro comparativo de precios.
5)   Finalizado el procedimiento de adjudicación remite lo actuado a la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria.-
6)   Esta Oficina controla lo actuado y resultando oportuno y conveniente, emite y remite la Orden de Compra correspondiente.-.
7)  El responsable remite la Orden de Compra al proveedor adjudicatario, el que debe hacer entrega de los bienes solicitados, conforme el plazo establecido, junto con la orden de compra, la factura y el remito.-
8)  Recibida de conformidad la documentación y los bienes y/o servicios solicitados, el responsable remite las actuaciones a la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria.- 
9)   Esta oficina tramita el pago de la obligación conforme el marco jurídico administrativo vigente.-
10) El responsable gestiona la entrega de los valores que cancelan la obligación y obtendrá el recibo correspondiente.    
 
 
C) Para abono de viáticos, comisiones de servicios, apoyos económicos y gastos de traslado.-
 
1)   El o los interesados solicitan la autorización del gasto ante el Defensor Jefe, en su caso por intermedio del jefe de oficina de la que se trate. Considerado procedente por la Jefatura, el responsable ante el Fondo, gestiona la autorización correspondiente ante Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria.
2)  Autorizado el gasto por el Defensor General, la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria, confecciona la resolución correspondiente, la que se notifica al o a los interesados por intermedio de la Jefatura y efectúa el depósito correspondiente.
3)  El responsable ante el Fondo, tramita la rendición del gasto por parte de los beneficiarios dentro del plazo de 48 horas de finalizada la comisión. La rendición será inmediatamente remitida a la Oficina de Coordinación Contable y Gestión Presupuestaria.-