VISTO:
La Resolución N° 03/17, la tarea regulatoria de la/os Magistrados responsables de las distintas Áreas de Trabajo y las concretas pautas de funcionamiento elaboradas por las Dras. Carolina García, Nora Bandeo y María Candela Recio y el Dr. Helio Guillermo Álvarez, responsables del Área de Información y Orientación remitidas a esta Jefatura para su evaluación y aprobación;
CONSIDERANDO:
Que el Área de Información y Orientación es la boca de ingreso del usuario y la llave para que su problema jurídico logre el abordaje técnico que presta nuestro Ministerio. A pesar de su importancia estratégica para la Oficina Única de la Defensa Civil de Comodoro Rivadavia, en la actualidad, sólo es posible asignarle dos agentes de escalafón técnico administrativo. Frente a esta realidad y por funcionar como Área común a toda la organización, su sistema de reemplazos, deberá nutrirse, indefectiblemente, con agentes de otras áreas. La nómina de ocho (8) agentes de otras Áreas fue elaborada por la/os magistrada/os responsables del Área, previo y expreso consentimiento dado a la suscripta por la/os agentes que lo integran y ya fue utilizada para cubrir la enfermedad de la agente Laura Giselle González. Para cada hipotética jornada de inasistencia ningún área suministra los dos agentes reemplazantes para la cobertura del puesto de trabajo y sólo en el caso excepcional, de que la licencia -, regularmente, por enfermedad común- se prolongue por más de cuatro días, quedará agotada la lista y cada uno de los agentes habrá destinado media jornada por semana para la cobertura de la ausencia de su compañera.
Que el Defensor General no ha autorizado la modificación definitiva del horario de atención reducido a la franja de 7 a 13 horas.
Que el núcleo de las tareas que cumplirán la/os agentes afectados al trabajo en el Área de Información y Orientación y la exclusión de otras, que, por razones imperantes en otros momentos, ejecutaban a modo de colaboración la/os empleados de esta Área, contiene una enunciación razonable y conveniente toda vez que pondera, la cantidad de personal que fue posible asignar al Área, el incremento del número de usuarios y público general que ingresa a nuestras oficinas, las dimensiones del espacio en que interactúan los protagonistas de esta Área y la mejora de la respuesta institucional al usuario.
Que, sin embargo, advierto que este núcleo de tareas, eventualmente, podrá verse incrementado por otra u otras que por su naturaleza corresponda/n propiamente a una mesa de entradas.
Que, la dinámica de atención prevista por los magistrados contempla la prioridad de las mujeres embarazadas, personas con movilidad reducida y adultos mayores; todo ello, plasmando prácticas “no escritas” ajustadas a las normas vigentes, por lo que, la respectiva regla merece inmediata aprobación.
Que, entiendo adecuado -en esta etapa de transición y sin perder de vista la meta de anticiparnos al requerimiento de información-, poner a disposición del usuario la opción de recibir la información por la vía alternativa que elija, la que, debe ser administrada con particular cuidado para que no sea interpretada como obstáculo al acceso a la información de su directo interés. Además, el libro donde el usuario puede dejar asentada la consulta deberá ser colocado en lugar visible y presidido por carteleria apropiada, además de la concreta posibilidad de asistencia personal (Art. 3 inc. 2, 5, 18 RIG)
Que, se encuentran a prueba en la actualidad, tres dispositivos de atención rápida, que, ahorran al usuario tiempo de espera, para: a) entregar documentación requerida, no comprendida en las prescripciones del art. 24 del RIG; b) retirar documentación, c) firmar demandas u otros escritos. La ejecución de estas tres tareas está a cargo de personal del escalafón técnico administrativo del Área que requirió la presencia del usuario. Para que estos dispositivos funcionen son necesarias otras tres medidas complementarias: a) Cada 10 minutos aproximadamente, una/o de la/os agentes del Área de Información y Derivación, a viva voz preguntará a los usuarios que ingresaron a la sala de espera del sector, si concurrieron a nuestras oficinas por algunos de los motivos individualizados más arriba. b) La/el agente identificará el trámite y el Área que tendrá a su cargo la ejecución de la tarea y se comunicará telefónicamente con el agente que recibirá al usuario. c) El agente del Área que requirió la presencia del usuario tomará a su cargo el registro de la tarea cumplida en el SIU.
Los restantes dispositivos de derivación contenidos en el documento elaborado por la/os Magistrados han resultado de eficacia probada en el ámbito de nuestras oficinas.
Que para el cumplimiento de estas reglas resulta fundamental el auxilio del personal policial asignado al mantenimiento del orden en la espera y circulación de los usuarios en el interior del edificio.
Que estoy convencida que otras medidas que se están definiendo en el Área de Consulta contribuirán a dar celeridad en la ejecución de las tareas asignadas al Área de Información y Derivación, como la entrega al usuario de una tarjeta con el nombre y apellido del abogado responsable de su atención y del Defensor y Abogado Adjunto que tramitarán su caso, información sobre los correos electrónicos del abogado y del Área (consultadefensacr@juschubut.gov.ar) y teléfonos del Area (4443530 y 4443878) y la recomendación que debe exhibirlo cada vez que acuda a nuestras oficinas.
En el marco de las atribuciones del art. 18 inc. 1 de la Ley V N° 139 y cc.
RESUELVO aprobar las siguientes reglas de funcionamiento:
1) Las agentes asignadas a la Mesa de Información y Derivación, Laura Giselle GONZÁLEZ y Graciela Susana LINARES atenderán a las personas que ingresen a la Oficina Única de la Defensa Civil, por orden de llegada y respetando el número asignado; sin perjuicio de contemplar las situaciones especiales de personas embarazadas, con niños pequeños, afecciones de salud y/o cualquier otra circunstancia que requiera atención especial y urgente. El orden detallado podrá ser modificado respetando la rotación por áreas, teniendo en consideración las tareas asignadas al agente y la organización interna de cada sector.
2) En caso de ausencia de las agentes Laura Giselle GONZALEZ y Graciela Susana LINARRES, serán reemplazadas por turnos de media jornada por personal del escalafón administrativo según el siguiente orden: Mónica NAUTO, Mijail STEPA, Mónica QUINTAS, Fausto PAILLAHUALA, Carla SOTO, Martín SANCHEZ, Virginia CORONEL y Paula RODRIGUEZ. El orden detallado podrá ser modificado respetando la rotación por áreas, teniendo en consideración las tareas asignadas al agente y la organización interna de cada sector.
3) Son tareas propias de la mesa de admisión, las siguientes:
- Atención personalizada de los ciudadanos que requieran el servicio de la O.D.P.C.R.-
- Formulación de preguntas orientadas a determinar la materia y área específica donde deberá ser derivada.-
- Carga de datos personales y derivación en el SIU.-
- Alertar situaciones de urgencia que ameriten premura en la atención.-
- Orientar al usuario en caso de que su consulta deba ser evacuada por un organismo ajeno a esa dependencia.-
- Chequear y actualizar datos personales del usuario cada vez que asista a la O.D.P.C.R..
4) Quedan excluidas de las tareas asignadas al personal de Mesa de Información y Derivación las siguientes:
- Recepción de correspondencia y atención a proveedores que será asumida por la Jefatura.
- Recepción de expedientes judiciales; deben ser recibidos por el sector administrativo del área específica adonde van dirigidos.-
- Atención telefónica de llamadas externas; deberán ser atendidas por el resto del personal administrativo de la O.D.P.C.R..-
- Confección de escritos, notas, extracción de fotocopias, llamadas telefónicas a usuarios. Cada área deberá gestionar las acciones propias para concretar dichas tareas, sin afectar al personal de la Mesa de Información y Derivación.-
5) El usuario que concurra con el único motivo de averiguar el estado de un trámite ya iniciado, será informado que la información le puede ser suministrada telefónicamente o vía mail. Asimismo podrá dejar asentada su consulta en un libro que se abrirá al efecto, pudiendo ser asistido a dichos fines. La consulta será evacuada en el plazo de 48 hs. por el medio de comunicación elegido por el requirente.
6) Cada 10 minutos aproximadamente, una/o de la/os agentes del Área de Información y derivación, a viva voz preguntará a los usuarios que ingresaron a la sala de espera del sector, si concurrieron por algunos de los siguientes motivos: a) entregar documentación requerida, no comprendida en las prescripciones del art. 24 del RIG; b) retirar documentación, c) firmar demandas u otros escritos. Los usuarios que respondan afirmativamente serán invitados a arrimarse a la línea de atención. En ese momento, la/el agente identificará el trámite y el Área que tendrá a su cargo la ejecución del la tarea y se comunicará con la/el agente que recibirá al usuario. El agente del Área que requirió la presencia del usuario tomará a su cargo el registro de la tarea cumplida en el SIU.
7) La persona que concurre para consultar por audiencias de avenimiento, deberá ingresar directamente a la mesa de entradas del área sin necesidad de esperar turno de atención, lo que se hará notar mediante la carteleria correspondiente.
8) La persona que concurre para consulta en el Servicio Social, deberá ingresar directamente al Área correspondiente, sin necesidad de esperar turno de atención, lo que se hará notar mediante la carteleria correspondiente.
9) El usuario que concurra para evacuar consultas del área DESC, será atendido de acuerdo a la siguiente modalidad que ya se encuentra implementada. La primera carga en el sistema informático de todos los/las usuarios que acuden a nuestra Oficina, la realiza el Área de Orientación e Información, conforme Protocolo Aprobado mediante Resolución N° 21/09 JDPCR. Ingresado el caso al ADDESC, las sucesivas entrevistas con nuestros usuarios/as se efectúa sin necesidad que el Área del ítem registre la presencia/ requerimiento del/a interesado al sistema informático. Además, el ADDESC en la primera entrevista y entrega al/la usuario un pequeño recorte con el Logo del Ministerio de la Defensa Pública, domicilio, teléfonos y sello en el reverso del Magistrado y/o Funcionario responsable o sub responsable del caso, para su referencia y del personal de ingreso a la Oficina si fuera requerido.
10) Notificar a todos los agentes de la Circunscripción y al señor Defensor General.
Iris Amalia Moreira
Defensora Jefa
Resolución Administrativa Nro. 17/17 JDPCR