VISTOS:
La Resolución Administrativa N° 06/17JDPCR, y;
CONSIDERANDO:
1. Que, tal como lo señalé en los considerandos de la Resolución citada, las disposiciones del Anexo del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Área de Despacho, afectan la tarea de otros operadores de la Oficina de la Defensa Civil, en especial, de las Abogadas Adjuntas, del Defensor Público y de las Defensoras Públicas de las Áreas de Conflictos Interpersonales y de Casos Complejos y Litigio Estratégico.
2. Que, en reunión cumplida a efectos de la revisión de las pautas del Diagrama de Trabajo y Funcionamiento, adelanté que, para nuestra organización, la “despapelización” es una acción de cumplimiento urgente y necesario para el orden interno, el ahorro institucional y el cuidado del ambiente, y un paso previo, en el uso del expediente digital que pondrá en marcha el Poder Judicial el año venidero.
Que en la misma reunión, advertimos que existen algunos procedimientos sencillos y ágiles para hacerlo posible y que los pedidos relacionados con la procuración de los juicios sean trasmitidos a la casilla de correo despachocr@juschubut.gov.ar; por ejemplo: el propio SERCONEX contiene una opción para enviar el proveído vía mail a la casilla de correo predeterminada, procedimiento que las Abogadas Adjuntas están usando al realizar la procuración on line para relevar las novedades.
Pero también, concluimos, que, por el momento, la procuración presencial continúa siendo irreemplazable. Por ejemplo, frente a la resolución judicial que dispone un simple “agréguese”, es necesario, ver en el expediente si se trata de la respuesta de una persona pública o privada a quien se le requirió una determinada información, una cédula devuelta sin diligenciar, y de acuerdo a estas contingencias u otras, decidir el siguiente acto de impulso procesal que corresponda.
Entonces, llevados a la necesidad de continuar con la procuración en la mesa de entradas del tribunal, tengo claro que ella se realiza con los medios manuales y electrónicos de que disponemos: una birome y un papel en blanco, una forma “preimpresa” para escritos sencillos, y un celular que, en todos los casos, es propio del abogado/a, pues los provistos por la institución son únicamente los de las guardias. En un alto índice de procesos, se usa el escrito “preimpreso” titulado: SOLICITA, SOLICITA ARCHIVO, SOLICITA DESGLOSE Y ARCHIVO, SUSTITUYE FACULTADES, SOLICITA APERTURA A PRUEBA, SOLICITA AUDIENCIA DE VISTA DE CAUSA, SOLICITA REBELDIA, SOLICITA LIBRAMIENTO DE OFICIOS, completando los espacios los datos de la carátula del expediente y firmando el escrito. A pesar de que el uso de esta herramienta y otros escritos en diligencia aceleran los tiempos de trabajo y eliminan el ingreso al Despacho de la elaboración del escrito sustituido, hay otras tareas que, inevitablemente, deben ingresar a dicha Area para su ejecución.
Soy conciente de que el tiempo es escaso en relación al cúmulo de tareas que todos los operadores del Ministerio tenemos que cumplir y, agradezco, los esfuerzos actuales que realizan a aquellos y aquellas operadoras que, voluntariamente, laboran más de las seis (6) horas diarias reglamentarias con el propósito de que el trabajo no se retrase.
Tengo en cuenta que, espontáneamente, las agentes del Despacho han asumido tareas que antes, realizaba, el Área de Orientación e Información. Es una conducta que merece ser reconocida por el resto de los operadores del Ministerio.
También, detengo la mirada en la carga de trabajo de los Abogados Adjuntos, Defensor Público y Defensoras Públicas que llevan a cabo la procuración en los juzgados; además de esa tarea, entrevistan a los usuarios en nuestras oficinas, asisten a las audiencias de avenimiento en la Asesoría de Familia y las fijadas en los juicios que se celebran en el edificio donde funcionan los tribunales de Familia, corrigen y hacen demandas y elaboran otros escritos e impugnaciones de contenido jurídico y toda otra tarea jurídica que la gestión del caso requiera. En el caso de las Defensoras Públicas y del Defensor Público organizan las Áreas de trabajo de las que son responsables. Y, desarrollan toda clase de capacitación, interna y externa.
También tomo en consideración que la licencia por maternidad de la Abogada Adjunta, Dra. Carina Dúo, motivó que el Dr. Helio Guillermo Alvarez, haya asumido en soledad toda la carga de trabajo de su equipo y lo haya hecho, con total entereza.
El desafío que enfrentamos hoy, es que seamos creativos y colaboradores para que la boca de entrada única de los pedidos sea despachocr@juschubut.gov.ar.
Mi tarea es hacer una distribución equitativa del trabajo sobre la base de la naturaleza de las tareas de acuerdo a las pautas que fija nuestro Reglamento Interno General (Resolución N° 94/13 DG).
Por ello, y a los efectos de no duplicar el esfuerzo puesto en la procuración por las y los abogados, considero que es vinculante para el Despacho la recepción por e-mail de la fotografía o escaneado de la resolución de la hoja de procuración[1] o equivalente, conteniendo el pedido del escrito o nota que deberán ejecutar su labor las agentes administrativas.
Incluso, en esta etapa de transición, de acuerdo a nuestros los principios rectores de la organización –flexibilidad y trabajo en equipo- hasta que todos los equipos de trabajo encargados de la procuración estén funcionando a pleno o implementemos otros dispositivos, las agentes administrativas del Área de Despacho colaborarán con el Dr. Helio Guillermo en la redacción de los mensajes a la casilla de correo del Despacho con el detalle de los pedidos destinados a hacer avanzar los procesos judiciales a su cargo.
3. Que, por la citada Resolución aprobé el ítem 6 “Llamadas telefónicas” incluidas en las pautas de organización y funcionamiento del Área de Despacho de la Defensoría Civil.
El ítem en cuestión especifica “…Únicamente se efectuarán llamadas a los requirentes cuando haya que notificar audiencias relacionadas con el caso y la firma de una demanda”.
Luego de escuchar atentamente a los operadores afectados por esta disposición tengo que resolver qué llamados telefónicos deberá realizar el Área y cuales deberán realizar los abogados.
Es claro que la redacción actual, excluye de la ejecución por las agentes administrativas del Área de Despacho, otras tareas no enunciadas en la oración, pese a que por su naturaleza son “administrativas”, de “soporte y apoyo a la tarea d los técnico jurídica” y “de imprescindible y oportuno cumplimiento”.
Me refiero concretamente a las llamadas telefónicas a nuestros usuarios para: 1) pedir nuevos domicilios y/o la realización de croquis del que no pudo ser hallado por falta de precisiones; 2) avisar que se presente en una institución bancaria a cobrar su crédito; 3) solicitar que se apersone en nuestras Oficinas a retirar notas y/u oficios para apertura de cuentas bancarias para depósito de cuotas alimentarias, entregue en el banco y cumpla con todos los trámites que requiere la institución bancaria; 4) requerir datos sobre las cuentas bancarias que resultan imprescindibles para la percepción de sus créditos; 5) recordarle que debe traer a nuestras oficinas documentación que se encuentra en su poder y no pueda ser remitida directamente a la oficina por otra repartición pública[2], que motivaron que días pasados se devolvieran pedidos de tal tenor a las Abogadas Adjuntas, al Defensor y a las Defensoras Públicas.
Lo medito y, ciertamente, tal exclusión no encuentra amparo en las disposiciones de nuestro RIG (Res. 94/13 DG)
El art. 6 inc. 2, al hacer la distinción escalafonaria, textualmente dice: “Técnico Administrativo: comprende al personal que realiza tareas establecidas por su superior, predominantemente de ejecución, elección de medios y atención al público”.
En tanto, el art. 10 “Corresponde a las tres categorías superiores del escalafón Técnico Administrativo la supervisión y control de los procesos técnico administrativos que se llevan a cabo en las distintas áreas de trabajo o en la Oficina en la que se desempeñan y la ejecución de las tareas de esta índole de mayor complejidad y trascendencia institucional. Tienen firma autorizada en las comunicaciones relativas a las tareas asignadas.
Los demás agentes del Escalafón Técnico Administrativo ejecutan las tareas de esta naturaleza, necesarias para hacer efectiva la prestación de asistencia técnico jurídica en favor de los usuarios del Ministerio de la Defensa Pública.
Las especiales condiciones para la atención al público, integración a equipos de trabajo y flexibilidad para adaptarse a diferentes situaciones son las que definen la asignación del agente a un determinado puesto de trabajo”.
Tales tareas no llevan implícita ninguna interpretación jurídica ni ningún consejo ni asesoramiento legal, sólo “ejecución, elección de medios y atención al público”. La tarea más compleja de esta índole se podrá verificar, cuando se comunica al usuario que debe realizar un trámite determinado. En tal caso, es necesario conocer, suficientemente, los procesos administrativos que se cumplen en la Institución Bancaria, en el Registro Civil, en el Registro Nacional de Reincidencia, en el Anses, en la Municipalidad de Comodoro Rivadavia o en cualquier organismo público o privado adonde la persona es enviada, porque seguramente habrá que advertirle que lleve su DNI y/o los de sus hijos, una factura de servicios, un certificado policial de domicilio, etc.. Un simple llamado telefónico de las mismas agentes a la Oficina de que se trate, las pondrá al tanto de las actualizaciones sobre trámites dispuestas por la entidad. También tengo presente que la agente administrativa debe arbitrar las medidas necesarias para que tal requerimiento llegue efectivamente al usuario por cualquiera de los medios de que dispone nuestra oficina, porque, “la elección de medios” se lo impone. Y deberá hacerlo con la debida diligencia que incluye el agotamiento de las vías disponibles para lograr el resultado. Obviamente, si el resultado no es logrado, es su deber, comunicarlo de inmediato a su superior jerárquico.
En el Área, cumplen funciones agentes altamente calificadas, tanto por su rango, antigüedad, experiencia, atribuciones y conocimientos las que, percibo, no tienen ninguna dificultad para ejecutar estas tareas a favor del usuario, del modo que vengo señalando. A lo sumo, cuando la llamada telefónica derive en un una consulta sobre el estado de su caso, se le leerán las constancias del SIU y si pide de hablar con su abogado, se le consultará al mismo si es posible hacerlo en el momento o se le enviará un e-mail comunicando el requerimiento, y al usuario se le brindará una respuesta responderá acorde a la situación.
Sin embargo, hasta tanto, el nuevo equipo de trabajo del Área de Despacho esté consolidado he solicitado la colaboración de la agente administrativa del Área de Capacitación y Comunicación Institucional dependiente de esta Jefatura, Sra. Patricia Pinto, quien ha accedido con agrado a hacerse cargo de la ejecución de la tarea y a ella, le he entregado los pedidos devueltos. Por ello, he decidido asumir personalmente, la tarea de “nexo” entre el Área de Despacho y la de Capacitación y Comunicación Institucional.
Finalmente, a causa del incumplimiento que surge al acceder a las constancias del SIU, considero propicia la oportunidad para recordarles a la totalidad de la/os agentes de esta Circunscripción la obligación de dejar constancia de la tarea pendiente de ejecución y ejecutada en el sistema Informático. Sólo así, si el usuario se acerca a nuestras oficinas podremos darle una información completa.
Por todo lo expuesto, y de acuerdo al artículo 18 de la ley V Nro. 139, es que:
RESUELVO:
1) Agradecer a las agentes del Despacho la asunción de las tareas de que antes, realizaba, el Área de Orientación e Información.
2) Agradecer los esfuerzos actuales que realizan a aquellos y aquellas operadoras que, voluntariamente, laboran más de las seis (6) horas diarias reglamentarias con el propósito de que el trabajo no se retrase.
3) Comunicar que resulta vinculante para el Despacho la recepción por e-mail de la fotografía o escaneado de la resolución de la hoja de procuración[3] o equivalente, conteniendo el pedido del escrito o nota que deberán ejecutar su labor las agentes administrativas.
4) Disponer que, en esta etapa de transición, de acuerdo a los principios rectores de la organización –flexibilidad y trabajo en equipo- hasta tanto, todos los equipos de trabajo encargados de la procuración estén funcionando a pleno o implementemos otros dispositivos, las agentes administrativas del Área de Despacho colaborarán con el Dr. Helio Guillermo en la redacción de los mensajes a la casilla de correo del Despacho con el detalle de los pedidos destinados a hacer avanzar los procesos judiciales a su cargo.
5) Establecer un dispositivo adicional de trabajo a favor del Área de Despacho hasta tanto se consolide el nuevo equipo de trabajo de dicha Area, con la colaboración de la agente administrativa del Area de Capacitación y Comunicación Institucional dependiente de esta Jefatura, Sra. Patricia Pinto, en la tarea de las llamadas telefónicas al usuario.
6) Informar que asumo personalmente, la tarea de “nexo” entre el Area de Despacho y la de Capacitación y Comunicación Institucional que colaborará con el Area de despacho en las tareas de llamadas telefónicas a los usuarios hasta tanto el trabajo del Area de Despacho esté consolidado.
7) Recordar la vigencia de deber de abstención impuesto a quienes integramos el Ministerio de la Defensa Pública por el Art. 3 inc. 24 RIG Res. 94/13 DG que textualmente dice: “Se abstiene de requerir a los usuarios del servicio, cualquier tipo de documentación y/o instrumento legal que se encuentra en poder de una repartición pública, debiendo en todos los casos requerir su remisión en forma directa”.
8) Recordar la obligación de dejar constancia de la tarea pendiente de ejecución y ejecutada en el sistema Informático.
9) Notificar a la totalidad de la/os agentes de esta Circunscripción y comunicar al Defensor General por nota de estilo.
Iris Amalia Moreira
Defensora Jefa
Resolución Administrativa Nro. 08/17 JDPCR
[1] Por el momento, deberán utilizarse aparatos electrónicos propios.
[2] Art. 3 inc. 24 RIG Res. 94/13 DG: “Se abstiene de requerir a los usuarios del servicio, cualquier tipo de documentación y/o instrumento legal que se encuentra en poder de una repartición pública, debiendo en todos los casos requerir su remisión en forma directa”.
[3] Por el momento, deberán utilizarse aparatos electrónicos propios.