VISTO:
La Resolución N° 03/17 JDPCR por la que se designó como responsables del Área de Despacho de la Defensoría Civil a las Defensoras Públicas Dras. María Andrea Caleri y María Matilde Cerezo.
CONSIDERANDO:
Que las Magistradas elevaron una nota a esta Jefatura el día viernes 10 de febrero de 2017 dando a conocer que efectuaron una consulta personal, escrita y anónima a las agentes administrativas bajo su dependencia, sobre las tareas del Área, los problemas percibidos y las propuestas de organización y funcionamiento y, luego, en base a lo que resultó relevado, elaboraron un Plan de Trabajo con objetivos de corto y mediano plazo, para reorganizar las dinámicas del flujo de trabajo tomando como ejes de su ejecución la naturaleza de las actividades y la relación jerárquica entre las agentes.
Que las magistradas han apelado al uso de las herramientas tecnológicas como soporte de la comunicación dentro del Área y de la interactuación con otras Áreas de trabajo y Agencias del Poder Judicial. Como sabemos, en la actualidad, el papel se ha transformado en un elemento costoso no sólo para la registración, almacenamiento y transmisión de información, sino también en términos de preservación del medio ambiente. Por ello, en todas las organizaciones públicas y privadas se evalúan nuevas alternativas que sustituyan al papel en esta tarea y enfrentan procesos de “despapelización”[1] de la gestión.
Que con este Plan, las magistradas han cumplido con la elaboración de razonables y adecuadas pautas de funcionamiento del Área que dirigen conforme lo dispuesto en la mencionada resolución N° 03/17 JDPCR, el que apruebo expresamente, pues encuentro total coherencia con las disposiciones de los arts. 10 y 14 del RIG del Ministerio de la Defensa Pública.
Sin embargo, como su implementación alcanza a magistrados, funcionarios y empleados de otras Áreas, y la modalidad, importa un verdadero cambio de paradigma respecto del uso del papel como soporte de la comunicación, el cumplimiento para todos los operadores del Ministerio de la Defensa Pública, será obligatorio a partir del lunes 20 de febrero de 2017, sin perjuicio de que la adhesión al nuevo sistema pueda lograrse en fecha anterior.
Que el sistema de la casilla única de correo electrónico como boca de recepción de las comunicaciones es utilizado desde hace dos años en la Oficina de la Defensa Penal, con muy buenos resultados, pues evita, extravíos de papel, desinterpretaciones en las solicitudes verbales y asegura, fundamentalmente, concentración de la información, seguridad en la tarea a ejecutar.
RESUELVO:
1) Aprobar el Plan de Trabajo para el Area Despacho de la Defensoría Civil elaborado por las Defensoras Públicas María Andrea Caleri y María Matilde Cerezo que como Anexo integra la presente resolución.
2) Agradecer a las agentes administrativas Elza Venter, Norma Dadín, Mónica Quintas, Virginia Coronel, Carla Soto y Mónica Nauto los aportes realizados para la elaboración de este Plan de Trabajo.
3) Disponer que el Plan de Trabajo será obligatorio para todos los operadores del Ministerio de la Defensa Pública de esta Circunscripción a partir del lunes 20 de febrero de 2017.
4) Por la Oficina Técnica, notificar a todo el personal del Ministerio de la Defensa Pública de esta Circunscripción.
Iris Amalia Moreira
Defensora Jefa
Resolución Administrativa Nro. 06/17 JDPCR
ANEXO Resolución 06/17 JDPCR
Área Despacho Defensoría Civil
Plan de Trabajo
1) Objetivos inmediatos:
a) Satisfacer las necesidades operativas al día superando el atraso generado hasta la fecha;
b) Optimizar la operatividad de las actividades y de los recursos materiales con los que se cuenta en el área
c) Generar un flujo nuevo de comunicación intra e interinstitucional más transparente, sencillo y claro;
d) Readecuar y unificar las plantillas de uso corriente para notas, cédulas y oficios;
e) Actualizar el archivo en soporte papel y digitalizar lo que fuera posible;
f) Realizar una evaluación mensual de los cambios y en grupo para superar los obstáculos persistentes;
g) Propender al trabajo en equipo, buscando un mayor compromiso, mejorando la comunicación y los resultados.-
2) Objetivos mediatos:
a) Generar condiciones que fomenten prácticas no burocráticas;
b) Digitalizar las tareas y producción del área despacho; evitando todo uso innecesario de papel, reduciendo los espacios de almacenamiento.-
c) Mejorar la producción de despacho judicial, registrando digitalmente los pedidos ingresados y la distribución del trabajo.-
d) Generar espacio de actividades para teambuilding, formación y motivación de los agentes.
f) Permitirle a los agentes aprovechar las oportunidades para su desarrollo laboral y ascensos de categorías de acuerdo a sus competencias;
Para el logro de esas metas se diseña el siguiente diagrama de trabajo y funcionalidad:
- 1) Comunicación intra e interinstitucional:
a) Creación de una casilla de correo electrónico que se denominará despachocr@juschubut.gov.ar a la cual deberán ingresar:
a.1.) Todos los pedidos de las abogadas/os relacionados con la procuración de los juicios, siendo únicamente aceptados en soporte papel la corrección de oficios y cédulas.
a.2.) Las consultas que efectúe el Ministerio Público Fiscal, las cuales serán reenviadas a la Defensora/or responsable de la causa para su contestación, dado que la importancia de la información, su significación y el secreto profesional ameritan que sea otorgada por el responsable del juicio. Se deberá anoticiar a la Fiscalía de esta dirección electrónica.
a.3.) Otras comunicaciones.
b) Autorizadas al uso de la cuenta: se encontrarán autorizadas para la consulta, y uso en primer lugar por la agente Norma Dadín y en su reemplazo por la agente Elza Venter.
c) Dinámica de uso: Los pedidos que ingresen a la casilla deberán ser repartidos en el día ingresado a las agentes Quintas, Coronel, Soto y Nauto, incluida la agente Dadín la que se avocará a las urgencias y habilitaciones de días y horas. Se verificará previamente que el pedido reúna todas las condiciones y elementos necesarios para ser realizado. Ej: si se tratara de un oficio al Registro Civil para la inscripción de un divorcio, deberá consignarse además los datos del año, número de registro, etc. del acta originaria; caso contrario el e-mail será reenviado para que sea completado.
d) La tarea asignada: implicará en primer lugar verificar que el expediente judicial se encuentre cargado en el SIU, actualizándose los datos (ej.: cambio de extrajudicial a judicial); luego en el sistema que la carpeta del legajo digitalizada identifique el apellido, nombre de las partes, numero de expediente, año y defensor a cargo. (ej. KARABIN MARIA- LATORRE MANUEL 23-2017 – Cerezo), sino al tiempo de la consulta no estuviera así consignado, se actualizará su nomenclatura. El trabajo asignado comprenderá sus accesorios, como las citaciones o llamados telefónicos en caso de ser necesario. Frente a dudas o dificultad deberá realizar la consulta al abogado personalmente y si no vía email. Se descartarán todo tipo de prácticas que impliquen la utilización de papel.
- 2) Asignación de tareas:
La Jefa de Departamento, Elsa Venter o en su reemplazo la Prosecretaria Norma Dadín, se encargará de la supervisión, control de todo el trabajo producido y el relevamiento del tiempo utilizado en la ejecución de las tareas, distribuyendo el mismo a los Defensores y Adjuntos en sus respectivas bandejas. Supervisará además que se efectúe el archivo asignado a las agentes. Se encargará de la presentación de los pedidos de avenimiento ante la Asesoría de Familia y de la confección de la planilla de avenimientos, debiendo comunicar por email la misma al encargado del área avenimientos y a los abogados adjuntos de la Asesoría de Familia, una vez asignadas las abogadas/os que asistirán a las audiencias. Asimismo, asignará las Defensoras/res, en los expedientes de ausentes y en los oficios ley que ingresen de otra jurisdicción, en comunicaciones procesales y demás expedientes que ingresen desde otras oficinas judiciales y sea menester. De manera subsidiaria, realizará los croquis domiciliarios por medio de Google Maps, en caso de que no se encuentre personal de la oficina de notificaciones. Tendrá a su cargo la suscripción de citaciones y de la documentación necesaria del área.
- 3) El Archivo de documentación papel:
Los legajos (de familia, civiles, laborales o de violencia) y de la documentación personal de los requirentes, se repartirán por letras del abecedario entre las agentes Dadin, Coronel, Soto y Nauto. Además, los pedidos de avenimientos serán archivados por Carla Soto. Las Declaraciones Juradas, hasta tanto se logre su digitalización se archivarán por Mónica Quintas. La documentación del Área ACCLE será archivada por Virginia Coronel. Las notas recibidas y enviadas, informes de servicio social, oficios, citaciones y demás documentación extra que surja en el área será archivada por Mónica Nauto. Se deberá concluir de esta manera el archivo de la documentación del año 2016 y el cambio de lomo en las cajas que la contengan como la documentación personal de los requirentes.
- 4) Fotocopias:
De la documentación del área estará a cargo de la agente Mónica Nauto.
De la documentación del Área ACLE a cargo de la agente Virginia Coronel.
- 5) Armado de demandas y confección de notas y sobres:
Las fotocopias de documentación, carátula, sobre y la llamada telefónica al requirente para su firma y el registro en SIU deberán ser realizados por las agentes Mónica Quintas, Virginia Coronel y Carla Soto; cada una asumirá la representación de una Defensora/or que le designará la Jefa de Departamento. Las demandas a firmarse permanecerán en el área despacho durante 30 días, vencido el plazo, la que no fue firmada, se devolverá a la Defensora/or designada en el caso para que imparta nuevas instrucciones.
La confección de notas y sobres para devolver cédulas u oficios ley o para que se efectúe su diligenciamiento en extraña jurisdicción será efectuada por la agente Mónica Nauto.
- 6) La atención del teléfono:
El Área Despacho realizará llamadas telefónicas de gestión interinstitucional públicas o privadas. Debido a la trascendencia de la información que surge de los expedientes, el manejo que debe operarse con la misma y para evitar consultas jurídico – procesales de los requirentes a un agente de despacho, únicamente se efectuarán llamadas a los requirentes cuando haya que notificar audiencias relacionadas con el caso y la firma de una demanda.
Por semana la Jefa de Departamento designará dos personas de guardia, que realizarán la atención y evacuarán únicamente consulta relacionadas con audiencias, debiéndose consignar en el SIU esa intervención. Para los restantes supuestos, la llamada será transferida a los abogados que intervengan en el caso, a quien de no encontrarse disponible, se le remitirá un mail consignando el requirente y la consulta efectuada.
- 7) Reunión mensual:
De manera mensual todo el personal del área despacho participará a primera hora de la mañana de una reunión, tendiente a conocer las dificultades que se presentan en el trabajo y buscar soluciones a las mismas.-
- 8) Etapa de Transición
Para el periodo que demande la transición de la nueva organización del área se dispone:
8.1) Las demandas que se encuentren pendientes de firma del requirente serán devueltas a las Defensoras/es responsables, para que impartan nuevas instrucciones a su respecto para la consecución del trámite.
8.2) Los llamados pendientes a la fecha 13/02/17 serán devueltos a los Abogados Adjuntos para los fines que estimen corresponder de acuerdo a la nueva funcionalidad del área.
[1] Esta nueva terminología es la utilizada en la elaboración de la normativa actual del Estado nacional y de los Estados provinciales que propende a la progresiva disminución del uso del papel y al incremento del “Gobierno Electrónico” en todos los procesos de trabajo.