Resolución 28/08 - Herraminetas fusión OUDC

 
VISTO:

Que ha transcurrido un tiempo razonable desde la puesta en marcha de la fusión de las Defensorías Pública Civil y de las Asesorías de Familia e Incapaces de la Circunscripción de Comodoro Rivadavia de acuerdo a los lineamientos y cursos de acción definidos por los propios operadores conforme lo dispuesto por el entonces, Defensor Jefe Dr. Sergio María Oribones;

Que en reunión plenaria y en diálogos puntuales se han escuchado desde esta Jefatura las distintas opiniones de los agentes involucrados en el proceso de fusión;       
 
CONSIDERANDO:
        
Que de la necesaria evaluación de este proceso, aprecio como aspectos positivos destacables, los siguientes:

a) La mayor parte de los agentes acepta la fusión y es destacable su esfuerzo por la concreta superación de las diferencias que el cambio acarreó; resta avanzar sobre la definición de las ventajas y beneficios de la fusión para lograr aceptación universal;

b)En todos y cada uno de los agentes hay buena fe en la acción y un sano sentimiento de orgullo de pertenencia al Ministerio más allá de su procedencia;

c)Hay una espontánea colaboración de las profesionales del Servicio Social que se traduce en la aplicación de prácticas concretas favorecedoras de la fusión de las distintas agencias del Ministerio.

d)Los agentes que venían cumpliendo tareas en la Mesa de Admisión de la Oficina Civil se han adaptado rápidamente a la recepción de los casos y temas de las Asesorías de Familia e Incapaces; el reducido espacio del sector de trabajo y la gran cantidad de público usuario agolpado sobre los puestos de trabajo ha impedido la adaptación plena de los agentes que venían cumpliendo tareas en la Mesa de Admisión de las Asesorías de Familia e Incapaces a los temas de la Oficina Civil;

e)La mayor parte de los agentes que cumplen hoy tareas de Consulta en la oficina fusionada, a pesar de su distinto origen, se han adaptado a la atención de  casos y temas tanto de las Asesorías de Familia e Incapaces como de las Oficinas Civiles; resta profundizar la capacitación sobre la confección de los escritos y presentaciones posteriores a la consulta oral;

f)Los agentes que cumplen hoy tareas de Despacho en la oficina fusionada, a pesar de su distinto origen, se han adaptado a la elaboración de los escritos atinentes a los trámites tanto de las Asesorías de Familia e Incapaces como de las Oficinas Civiles;
A la vez, se presentan como aspectos negativos destacables:

Seguidamente me explayaré sobre estos aspectos que entiendo, han incidido negativamente en el proceso, proponiendo, herramientas para su superación. En primer lugar, como vengo de decir, creo, que no se han explicitado las muchas ventajas y beneficios de la fusión para el público usuario. Quizá la más evidente, sea la concurrencia del público usuario más necesitado a un único edificio donde encuentra reunido asesoramiento jurídico para su trámite, asistencia letrada individual, evaluación del Servicio Social y celebración de la audiencia de avenimiento y conclusión de la obligatoria etapa extrajudicial en el proceso de familia; todo ello, importa ahorro de tiempo, dinero y sobre todo, evita el maltrato institucional derivado de su deambular en distintas oficinas. Si el acceso a la justicia es un Programa del Ministerio de la Defensa Pública^[1] se comprenderá la importancia que este hecho conlleva en su concreción. Y quizá la más importante para todos, sea la respuesta única con el que el Usuario se retira de nuestras oficinas y que impide que vaya a una y otra agencia buscando una respuesta distinta porque la que le dieron primero no conviene a sus intereses.

En lo que respecta a la tarea de los órganos auxiliares del Ministerio, en especial, el Servicio Social, la más apreciable, quizá, sea encontrar en un mismo lugar a los distintos funcionarios y magistrados del Ministerio que han solicitado su intervención (cruzada) en un mismo caso, consultándolos simultáneamente, facilitando trámites y ahorrando esfuerzos.

Y en lo tocante al Ministerio, el beneficio mayor, estará representado por la facilidad del trabajo en conjunto, y las soluciones acordadas, a las que, sin abandono de sus roles y deberes, podrán arribar los distintos Funcionarios y Magistrados de Ministerio para dar solución de fondo a los casos concretos.

En definitiva la fusión favorece la concreción de la eficacia de la acción, proclamada por el art. 11 de la ley 4920.

Siendo ello así, los mayores esfuerzos y a veces, molestias, que la fusión representa para los agentes involucrados encontrarán justificación y recompensa en la mejora en calidad del servicio que presta el Ministerio en su conjunto al público usuario.

En segundo lugar, se ha encomendado a los propios agentes gestionar su fusión y en dicho marco se ha avanzado hasta un punto que requiere de algunas intervenciones tendientes a mejorar el servicio al público usuario. Por tal razón, y como quedará indicado en los párrafos siguientes, propongo algunos cambios en la metodología de trabajo en general, la organización de las diferentes áreas y  el desplazamiento de algunos agentes hacia áreas diferentes. Todo ello tomando como directrices las reglas del art. 11 de la ley 4920, la distribución de tareas por áreas comunes; por jerarquía; por capacitación; por personalidad y vocación; por afinidades personales con relación a la tarea encomendada y las posibilidades edilicias del edificio de calle Sarmiento 160.

En tercer lugar, la división del trabajo por tareas de admisión, consulta y despacho -y no por casos- constituirá la metodología a la que los empleados ajustarán su actividad. La adjudicación y tramitación individual de un caso desde el principio al fin resulta un método de trabajo válido y posible sólo en organizaciones con un número reducido de expedientes. El volumen de trabajo de la oficina fusionada exige la aplicación del método utilizado en las grandes organizaciones cuyas ventajas y beneficios se encuentran a esta altura por demás demostrados. Luego, a fin de evitar estancamientos negativos no queridos en nuestra organización, en forma consensuada, se llevará a cabo una rotación de los empleados, por las distintas áreas.

El esquema actual exige la presencia permanente de un abogado durante todo el horario de atención, apoyando técnica y objetivamente, al personal de la oficina fusionada en la concreta respuesta que se brinda al público usuario. La agente Mónica Sanz (abogada), que no forma parte de ninguno de los equipos de abogados, asumirá dicha tarea así como la de enlace técnico entre Admisión y Consulta; entre los turnos Mañana y Tarde; derivando la atención temas de Asesoría a  los empleados de la consulta provenientes de la Defensoría y viceversa y en su caso, a las Defensoras y Asesoras de DESC. En esta última tarea, un agente de la Oficina fusionada, designada por las Dras. Aranda y Bandeo, será la encargada de centralizar toda la información y documentación que se remitirá a las Defensoras y Asesoras de DESC.

El trabajo en equipo, con flexibilización de criterios y evitación de trámites innecesarios ^[2] debe ser una regla de oro en la oficina fusionada (art. 11 de la ley 4920), para los todos los agentes –profesionales o no- del Ministerio.

En cuarto lugar, en lo inmediato, se evitará por todos los medios la congestión del público usuario en la reducida recepción, así como la ‘cola’ única de usuarios esperando ser ingresados en el sistema informático; en cambio, se procurará distribuir el público usuario según la naturaleza del trámite (avenimientos, consulta de expedientes, primera consulta, entrega o retiro de documentación sin perjuicio del registro en el Sistema Informático que cumplirá el operador interviniente. Un Agente de la Mesa de Admisión se desplazará entre el público consultando el motivo de la presencia del usuario en la recepción y acompañará a los abogados y a sus clientes a la sala de Reuniones a la espera de la audiencia de avenimiento. Se habilita la sala de reuniones para las entrevistas técnicas que deba realizar el Servicio Social, Cuerpo Médico Forense, con nuestros requirentes.

La propuesta apunta a que la falta de espacio no constituya un obstáculo insalvable para la gestión.

Sin perjuicio de estas medidas prácticas, se procura la Ampliación del inmueble de calle Sarmiento 160, en los fondos del mismo, con obra seca, para habilitar lo más pronto posible una salita de recepción y espera, dos de audiencias para el trámite extrajudicial del avenimiento y una para el servicio social, todo con entrada independiente por el lateral del edificio.

En quinto lugar, la  inmediata habilitación del SIGDO a todos los agentes se encuentra en desarrollo. La medida apunta a crear iguales condiciones de labor para todo el personal. Una vez instalado, se establece el  Uso obligatorio del Sigdo en todas las actividades. Luego, en atención a la especial formación técnica de la agente Valeria Figueroa es necesario instruirla a fin de que continúe prestando colaboración con los equipos y sistemas informáticos y la capacitación en el manejo del Sigdo, como lo ha venido haciendo, desinteresadamente, hasta el momento.

En sexto lugar, la inmediata capacitación de los agentes en los temas de actualidad y de interés común a las Defensorías y a las Asesorías de Familia fusionadas, constituye una herramienta imprescindible para que todos los operadores, manejen el mismo nivel de conocimientos; todo ello, en consonancia con las directrices de acción trazadas desde la Defensoría General.^[3] El sistema será de autocapacitación y se iniciará el martes 29 de julio a las 13 horas en la Oficina de Calle Sarmiento 160, con asistencia obligatoria de los empleados del escalafón. Por su lado, los abogados se iniciarán en el Ateneo de Casos como método sistemático de trabajo en todos los casos complejos, sin excepción.

Como corolario de estas actividades de autocapacitación se abordará la elaboración de protocolos de actuación que se incorporarán al Manual de Funcionamiento Actualizado.

La supervisión externa de los casos complejos constituye una herramienta solicitada por los abogados al Defensor General en tiempo anterior; hoy las complejas situaciones que debemos definir de cara al cumplimiento de la Resolución 29/08 DG amerita insistir sobre el pedido ante el Dr. Arnaldo Hugo Barone.

En séptimo lugar, considerando el mayor volumen de trabajos de despacho resultante de la fusión de las dos dependencias, resulta imperioso reforzar el área con dos empleados, uno proveniente de la Defensoría y uno de la Asesoría de Familia e Incapaces, removiéndolos de sus tareas habituales. Este movimiento provoca a su vez la necesidad de proveer reemplazos en el área de admisión y en ciertas tareas. Así, por capacitación; jerarquía, personalidad y vocación, en esta etapa, el refuerzo del Despacho se  hará con Carla Soto y Patricia Pintos; el de Admisión con Romina Rowlands y Daniel Petracci –con afectación horaria parcial-; Alejo Perfumo y Fausto Paillahuala Morón –con tiempo completo-. Las tareas de reparto de expedientes, diligenciamiento de notas y oficios y trámites semejantes será coordinada por Agente Elsa Venter entre Alejo Perfumo, Daniel Petracci, Valeria Helguero y Mónica Quintas; éstas últimas a razón de dos horas, dos veces por semana cada una. La inclusión de éstas dos agentes en tareas que importan la salida del edificio se propone en razón del tiempo de permanencia en el mismo puesto de trabajo y  con miras a evitar el agobio que la continua atención al público conlleva.

Por lo expuesto, en uso de las facultades que me acuerda el art. 18 de la ley 4920,

 

1°) El trabajo en equipo, con flexibilización de criterios y evitación de trámites innecesarios^[4] será una regla de observancia permanente en la oficina fusionada (art. 11 de la ley 4920), para los todos los agentes –profesionales o no- del Ministerio.

2°) La división del trabajo por tareas de admisión, consulta y despacho -y no por casos- constituirá la metodología a la que los empleados ajustarán su actividad.

3°) El apoyo técnico - jurídico para todos los empleados de la oficina fusionada y el enlace técnico entre Admisión y Consulta; entre los turnos Mañana y Tarde y con las Defensoras y Asesoras de DESC será brindado por la agente Mónica SANZ, que a tal efecto, no formará parte de ningún equipo de abogados.

4°) La centralización de toda la información y documentación que se remitirá desde las Oficinas de Sarmiento al 160 a las Defensoras y Asesoras de DESC, recaerá en un/a agente de la Oficina fusionada, designado/a por las Dras. ARANDA y BANDEO.

5°) La distribución del público usuario según la naturaleza del trámite (avenimientos, consulta de expedientes, primera consulta, entrega o retiro de documentación) será el criterio para la atención, sin perjuicio del registro en el Sistema Informático que cumplirá el operador interviniente.

6°) La descongestión del público se hará a través  de la implementación de mecanismos ágiles tales como el desplazamiento de un Agente de la Mesa de Admisión entre el público consultando el motivo de la presencia del usuario en la recepción y el acompañamiento de los abogados y sus clientes a la sala de Reuniones a la espera de la audiencia de avenimiento.

7°) Las entrevistas técnicas que deba realizar el Servicio Social, Cuerpo Médico Forense, con nuestros requirentes, se llevarán a cabo en la sala de reuniones.

8°) La  inmediata habilitación del SIGDO a todos los agentes se encuentra en desarrollo. Una vez instalado, se establece el  Uso obligatorio del Sigdo en todas las actividades.

9°) La agente Valeria FIGUEROA continuará prestando colaboración con la instalación de equipos y sistemas informáticos y la capacitación en el manejo del Sigdo, como lo ha venido haciendo, desinteresadamente, hasta el momento, lo que se hará constar en su respectivo legajo.

10°) La autocapacitación de los agentes en los temas de actualidad y de interés común a las Defensorías y a las Asesorías de Familia fusionadas se iniciará el martes 29 de julio a las 13 horas en la Oficina de Calle Sarmiento 160 y proseguirá en el mismo día y horario durante los meses de agosto y setiembre de 2008, con asistencia obligatoria de los empleados del escalafón.

11°) El Ateneo de Casos como método sistemático de trabajo en todos los casos complejos, sin excepción, será iniciado por los abogados en el plazo más breve posible.

12°) La elaboración progresiva de protocolos de actuación para ser incorporados al Manual de Funcionamiento Actualizado, comenzará después de cada jornada de autocapacitación estará a cargo de los abogados a cargo de cada tema y se hará sobre la base de los acuerdos logrados en el pleno de la capacitación.

13°) La insistencia ante el Defensor General, Dr. Arnaldo Hugo Barone, sobre la contratación de supervisión externa de los casos complejos.

14° ) El refuerzo del área de Despacho con dos empleados, con las agentes Carla SOTO y Patricia PINTOS; el refuerzo del área de Admisión con Alejo PERFUMO y Fausto PAILLAHUALA MORÓN, todos los días  en horario de 7 a 13 horas y con cambio de tareas para el último de los nombrados; Romina ROWLANDS y Daniel PETRACCI, con afectación horaria parcial; de 10 a 16 horas la primera y en los tiempos de espera, el segundo. Las tareas de reparto de expedientes, diligenciamiento de notas y oficios y trámites semejantes será coordinada por Agente Elsa VENTER entre Alejo PERFUMO, Daniel PETRACCI, Valeria HELGUERO y Mónica QUINTAS; éstas últimas a razón de dos horas, dos veces por semana cada una.

15°) Regístrese, notifíquese a todo el personal del Ministerio, por nota de estilo al Señor  Defensor General de la Provincia del Chubut Doctor Arnaldo Hugo Barone y archívese.