Resolución Nº 99/06
El co-diagnóstico realizado conjuntamente por profesionales de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de la Patagonia “San Juan Bosco” y abogados y auxiliares de la Oficina de la Defensa Civil de Trelew, perteneciente al Ministerio de la Defensa Pública, y
Que el análisis de funcionamiento institucional de referencia, diseñado y realizado con el propósito de alcanzar la máxima eficiencia en la prestación de servicios con el mejor empleo de los recursos humanos y materiales disponibles, concluyó en la necesidad de romper con el paradigma de gestión por “casos”, para pasar al de “gestión unificada por procesos administrativos”, creando de ese modo un modelo de oficina horizontal donde se fortalece la gestión de las líneas operativas, acercando la Oficina a sus clientes y pensando la organización desde su perspectiva.
Que la práctica que se construyó a partir del modelo de gestión vigente, se advierte ahora que provoca en la dinámica diaria de la Oficina una fragmentación de la respuesta al requirente y una inadecuada distribución de los recursos humanos, con superposición de tareas, rutinas diferenciadas sin justificación y una acumulación de demanda de consulta rápida que puede ser ordenada con mejor provecho;
Que es necesario producir un cambio en la práctica que se traduzca rápidamente en una mejor atención al público, especialmente la reducción del tiempo de espera; optimización del empleo de las capacidades personales de los agentes, mayor capacitación y especialización en todos los operadores, acortamiento del plazo de duración de los trámites en las causas judicializadas, y un mejor ordenamiento de las cuestiones administrativas.
Que, conforme lo previsto en el artículo 18, inc.2 de la ley 4920, corresponde al Defensor Jefe coordinar y supervisar a los Defensores y Asesores y distribuir las tareas del modo más objetivo y equitativo para la actuación de cada Oficina y el mejor desenvolvimiento del servicio; la Resolución Nº 25 /06 de la Defensoría General de la Provincia del Chubut, por la que se aprueban los lineamientos de trabajo y organización conforme los requerimientos fijados por la ley 5442, “Carta de Derechos de los Ciudadanos de la Provincia del Chubut ante la Justicia”; y la Resolución 11/06 del Defensor Jefe de la Circunscripción Judicial del Noreste que dispone la atención al público en horario vespertino, a partir del 13 de marzo próximo pasado;
Por ello,
EL DEFENSOR JEFE
RESUELVE
1º) Disponer que, a partir del día 23 de octubre del 2006 el personal letrado y administrativo de la Oficina Única de la Defensa de Pobres y Ausentes desarrolle sus tareas según lo establecido en el anexo agregado a la presente, sin perjuicio de toda otra actividad que, específica o genéricamente le indiquen sus jefes inmediatos y las disposiciones de la ley 4920 y concordantes.-
2º) Disponer la creación de las Áreas: a) Mesa de Entradas e Informes; b) Gestión Pre-judicial y c) Gestión judicial, adjudicando responsabilidades de la siguiente forma:
a) Área Mesa de Entradas e Informes. Responsable operativo: Sra. Graciela KOEGNISDER. Personal asignado: Sra. Cinthia FARIAS, Sra. Soledad MARTINEZ, Sr. Raúl FERNANDEZ, Sra. Graciela VIVONA, Dra. Natalia MARCH, bajo la supervisión directa de la Dra. Andrea Silvia BOUSI.
b) Área Gestión Pre-judicial. Responsable operativo: Dra. Alejandra OÑA. Personal asignado: Dra. Jordana DIDOLICH, Dra. Marisa DE MICHELIS, y todos los abogados que se encuentren cumpliendo pasantías en la Oficina, bajo la supervisión directa de la Dra. Silvia Patricia FUNES.
c) Área Gestión Judicial. Responsable operativo: Sra. Graciela ROBLES. Personal asignado: Dr. Ricardo NASSIF, Dr. Nelson RAPIMAN, Dra. Natalia ALMENDRA, Sr. Alexis MÉNDEZ MINATTA, y los abogados contratados, Dras. Carolina MARIN y Fabiana GONZALEZ BONET, bajo la supervisión directa del Dr. Miguel Javier GONZALO.
3°) Determinar que dichas responsabilidades serán ejercidas en forma continua por cada uno de los Defensores, hasta tanto razones de servicio aconsejen la modificación.-
4°) Designar al Defensor Dr. Miguel Gonzalo para que ejerza la supervisión general de la Oficina, a partir del día 1º de Noviembre, por él término de tres meses, sin perjuicio de las otras funciones encomendadas. A partir del día 1º de Febrero de 2007 la supervisión quedará a cargo de la Dra. Patricia Funes, y a partir del día 1º de Mayo de la Dra. Andrea Silvia Buosi, alternándose en lo sucesivo por períodos trimestrales hasta tanto no se disponga otro ordenamiento.
5°) Encomendar a los Sres. Defensores Públicos la instrumentación de medidas tendientes a organizar la transición de un modelo de gestión a otro, y la capacitación de todo el personal para la adecuada articulación entre las nuevas áreas creadas, mediante el dictado de las resoluciones internas que fuera menester, con copia a esta Jefatura.-
6°) Regístrese, póngase en conocimiento de la Defensoría General y notifíquese a los interesados.
2) Confeccionar la declaración jurada prevista en la Ley 4920 en los casos que corresponda.
3) Evaluar las condiciones de admisibilidad, admitiendo o rechazando conforme a criterios vigentes y pautas consensuadas entre el cuerpo de Defensores, y en el caso de rechazo, conformado en cada caso por el Defensor a cargo.
4) Distribuir los casos, según el requerimiento, hacia las restantes áreas internas.
5) Derivar a otros organismos, judiciales y extrajudiciales, la atención de casos cuando correspondiere, asegurándose de que la persona cuya atención se deriva sea recibida en el centro de derivación, cuando fuera necesario.
6) Suministrar al cliente, mediante un formulario tipo, el listado de la documentación necesaria para el trámite que solicita.
7)Mantener actualizada la libreta de contactos.
8)Recibir y remitir expedientes.
9) Confeccionar, recibir y remitir notas, cédulas, oficios y citaciones.
10)Informar al cliente acerca del estado del trámite.
11) Contestar consultas sencillas conforme instrucciones recibidas y manuales disponibles.
12) Gestionar los insumos necesarios para el trabajo en la Oficina.
13) Registrar en los sistemas informáticos todo lo actuado con los clientes.
14) Realizar las actividades que tengan que ver con la preparación y envío de correspondencia, la atención telefónica adecuada y la obtención de fotocopias.
15) Diligenciar y gestionar notificaciones y oficios extrajudiciales.
16) Archivar la documentación de acuerdo a las pautas preestablecidas.
2) Enfocar la demanda del cliente identificando con precisión las partes en conflicto, la posibilidad de acuerdo y la situación de litigiosidad.
3) Ajustar la admisión, si surgieren nuevos datos de la entrevista personal.
4) Brindar asesoramiento letrado y asistencia en las audiencias de avenimientos, mediación, y en los estrados judiciales en los trámites incidentales.
5) Requerir la documentación necesaria de acuerdo a las comunicaciones impartidas.
6) Confeccionar notas y escritos necesarios para los trámites pre y extra judiciales.
7) Derivar responsablemente a los organismos e instituciones que corresponda para asegurar una asistencia integral.
8) Extremar el uso de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, especialmente en cuestiones de familia, procurando la solución no litigiosa de los conflictos.
9) Derivar al área de gestión judicial los casos que se transformarán en judiciales o de trámite judicial.
10) Registrar en el sistema informático todo lo actuado, de acuerdo a procedimientos comunes.
11) Archivar la documentación de acuerdo a las pautas preestablecidas.
2) Requerir informes a reparticiones públicas y privadas conforme las facultades conferidas en el art. 4 de la Ley 4920.
3) Ajustar la admisión, en caso de surgir nuevos elementos en la entrevista personal.
4) Iniciar las acciones judiciales de los casos que le sean asignados.
5) Efectuar, como patrocinante o apoderado de la parte actora o demandada, demandas, contestaciones de demanda, reconvenciones, interposición de excepciones, denuncias de hechos nuevos, ofrecimientos de prueba, y en general todo escrito encaminado a la prosecución del trámite en vista a obtener una sentencia en el menor tiempo previsto y cumpliendo los plazos de la ley.
6) Interponer recursos contra las decisiones judiciales, cuando correspondiere.
7) Registrar en el sistema informático todo lo actuado.
8) Asistir y patrocinar a los clientes en los casos asignados, proporcionándole información sobre el avance del caso de manera adecuada y completa.
9) Asistir a las audiencias judiciales que se fijen.
10) Registrar todas las novedades en los expedientes tramitados y audiencias en sede judicial y para cada abogado.
11) Efectuar la procuración de las causas asignadas.
12) Archivar la documentación de acuerdo a las pautas preestablecidas.